Unterweisungsmanagement aus Sicht der Sicherheitsfachkraft
Warum Sicherheitsunterweisungen mehr als Pflicht sind.
Arbeitszeit ist auch Lebenszeit. Was auf den ersten Blick wie ein gut gemeinter Spruch klingt, ist in Wirklichkeit von großer Bedeutung. Ob in der Abteilung, im Team oder im gesamten Unternehmen – wir arbeiten mit Menschen zusammen, die nicht nur Kolleginnen und Kollegen, sondern oft auch Freunde geworden sind. Kaum vorstellbar, wenn während der Arbeitszeit ein schwerer Unfall passiert, jemand erkrankt oder sich verletzt. Das Gute: Solche Vorfälle lassen sich mit etwas Vorbereitung oft vermeiden. Wenn wir uns über unsere Tätigkeiten informieren und über mögliche Gefahren aufgeklärt werden, reduzieren wir Risiken deutlich. Genau dafür sorgen Sicherheitsunterweisungen.
Früher war es eine Herausforderung, alle Mitarbeiter zur richtigen Zeit zu unterweisen. Schichtarbeit, Urlaubszeiten oder Außendienst führten oft zu Lücken und Nachholterminen. Heute ist das anders: Mit der Arbeitsschutz Software Prevenio® erhalten Mitarbeiter ihre Sicherheitsunterweisungen online und können sie orts- und zeitunabhängig absolvieren – egal ob im Büro, auf der Baustelle oder im Homeoffice. So bleibt jeder auf dem aktuellen Stand und keine Unterweisung wird mehr versäumt.
Denn mir als Sicherheitsfachkraft ist die Sicherheit aller Mitarbeiter besonders wichtig. Wer in dieser Rolle arbeitet, weiß, dass Unterweisungen kein lästiges Übel sind, sondern das Fundament sicherer Arbeitsplätze. Gleichzeitig ist der Druck für mich hoch, denn ich bin bei uns dafür zuständig, alle Mitarbeiter korrekt und regelmäßig zu unterweisen, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten und gleichzeitig den Überblick über Schulungen, Zertifikate und Nachweise zu behalten. Die Vielzahl an Aufgaben im Arbeitsalltag ist enorm. Routinekontrollen, Begehungen, Gefährdungsbeurteilungen und akute Sicherheitsvorfälle beanspruchen meine Zeit, sodass die Organisation von Sicherheitsunterweisungen oft zwischen allen anderen Pflichten untergeht.
Genau hier unterstützt mich die Arbeitsschutz Software Prevenio®, indem sie mir eine solide Basis für mein Unterweisungsmanagement liefert. In diesem Blogbeitrag gebe ich Ihnen einen Überblick über meinen Arbeitsalltag als Sicherheitsfachkraft und wie mich ein digitales Unterweisungsmanagement dabei unterstützt.
Unterweisungen
Unser Modul Unterweisungsmanagement ist das ideale Modul zur effizienten Wissensvermittlung und zur vollständigen Dokumentation von Unterweisungen.
Zwischen Pflicht und Verantwortung
Die zentrale Aufgabe einer Sicherheitsfachkraft ist es, sicherzustellen, dass jede Unterweisung rechtskonform, nachvollziehbar und verständlich durchgeführt wird. Die gesetzlichen Pflichten sind klar. Laut § 12 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ müssen alle Mitarbeiter, die im Unternehmen tätig sind, angemessen sowohl über Gefahren als auch über Schutzmaßnahmen informiert werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um neue Kolleginnen und Kollegen, langjährige Mitarbeiter oder externe Mitarbeiter handelt. Ich muss ein System etablieren, das alle Personen erfasst, den Unterweisungsstatus sichtbar macht und bei Bedarf Nachweise liefert. Gleichzeitig ist es meine Aufgabe, Akzeptanz für Arbeitsschutzmaßnahmen zu schaffen und die Belegschaft zu motivieren, aktiv an Schulungen teilzunehmen. Denn ohne den Einsatz der Mitarbeiter bleibt die beste Planung wirkungslos.
Herausforderungen im analogen Unterweisungsalltag
Ich erinnere mich noch gut an frühere Zeiten. Da bedeutete der Alltag einer Sicherheitsfachkraft oft, dass ich mit endlosen Listen, Papierstapeln, manuellen Dokumentationen und ständigen Nachfragen konfrontiert wurde, ob wirklich alle Mitarbeiter unterwiesen wurden. Vor einigen Jahren ist mir Folgendes passiert: Wir hatten ein neues Produktionsverfahren eingeführt, das besondere Sicherheitsvorkehrungen erforderte. Da die Unterweisungen analog durchgeführt wurden, stellte sich heraus, dass einige Mitarbeiter die Schulung verpasst hatten. Die Kontrolle und Nachverfolgung war zeitaufwendig und fehleranfällig, was zu unnötigem Stress führte. Ähnlich erging es uns ein anderes Mal, als wir externe Dienstleister einbinden mussten. Mehrere Teams mussten koordiniert, Listen abgeglichen und Nachweise gesammelt werden – alles manuell und alles mit großem Aufwand. Solche Erfahrungen zeigen, dass analoge Prozesse schnell an ihre Grenzen stoßen.
Ein weiteres Problem ist die regelmäßige Wiederholung von Unterweisungen. Gesetzlich sind viele Unterweisungen einmal jährlich vorgeschrieben. Im analogen System musste ich ständig prüfen, wer wann unterwiesen wurde und wer eine Auffrischung benötigt, denn bei großen Teams und mehreren Standorten wird dies sehr schnell unübersichtlich, was das Risiko von Lücken in der Unterweisung erhöht.
Das sagen Kunden über unsere Prevenio® -Software
Fremdfirmenunterweisungen einfach durchgeführt.
Effiziente Wissensvermittlung dank digitaler Sicherheitsunterweisungen
Früher musste ich als Sicherheitsfachkraft jede Unterweisung selbst vorbereiten, Inhalte regelmäßig auf Aktualität prüfen und die Schulungen persönlich durchführen. Das bedeutete viel Aufwand, unzählige Stunden in der Planung und kaum Zeit für andere sicherheitsrelevante Aufgaben. Die Lösung liegt heute im digitalen Unterweisungsmanagement.
Mit der Arbeitsschutz Software Prevenio® kann ich alle Unterweisungen zentral planen, durchführen und dokumentieren. Mitarbeiter erhalten ihre Unterweisungen online und können sie orts- und zeitunabhängig absolvieren. Sie haben also die Möglichkeit, auf die umfangreichen Themeninhalte der Unterweisungen immer und überall zuzugreifen. Mit einer solch flexiblen Ortsunabhängigkeit und einfachen Navigation können wir unsere Aufgaben besser planen. Dank der Verständniskontrolle am Ende einer jeden Unterweisung gehen wir sicher, dass der Lernerfolg unserer Mitarbeiter im Fokus ist und bleibt. Die Mitarbeiter erhalten bei Abschluss automatisch ein Zertifikat.
Zudem haben wir die Möglichkeit, mit dem integrierten Redaktionsmodul von Prevenio® eigene Inhalte erstellen zu können. Das Modul Unterweisungsmanagement ist somit das ideale Modul zur effizienten Wissensvermittlung und zur vollständigen Dokumentation von Unterweisungen. Auch die Unterweisung von Fremdfirmen wird nahtlos integriert. Das spart nicht nur Zeit, sondern gewährleistet, dass gesetzliche Pflichten jederzeit nachvollziehbar erfüllt werden.
Umfangreiche Unterweisungsthemen
Mit über 300 Unterweisungsthemen lassen sich mit Prevenio® alle Unterweisungen vollständig digital organisieren. Termine können einfach geplant, Teilnehmer automatisch erfasst und Nachweise digital gespeichert werden. Besonders bei der jährlichen Pflichtunterweisung ist das eine enorme Erleichterung für mich, weil das System automatisch erinnert und die Durchführung überwacht.
Zusätzlich versendet Prevenio® Erinnerungen an Mitarbeiter, die ihre Unterweisungen noch nicht abgeschlossen haben, und erstellt automatisiert Berichte für die Führungsebene. So behalte ich jederzeit den Überblick über den Schulungsstatus aller Mitarbeiter, reduziere meinen Aufwand erheblich und stelle sicher, dass keine Unterweisung vergessen wird. Gleichzeitig werden sowohl die Rechtssicherheit als auch die Nachvollziehbarkeit aller Maßnahmen garantiert.
Darüber hinaus ermöglicht die Software die digitale, orts- und zeitunabhängige Bearbeitung verschiedener Unterweisungsthemen, wie zum Beispiel Brandschutz, psychische Fehlbelastungen, Erste Hilfe im Betrieb, Umgang mit Gefahrstoffen und viele weitere unterschiedliche Bereiche. So ist gewährleistet, dass alle relevanten Vorschriften abgedeckt sind und keine Inhalte vergessen werden. Die digitale Lösung unterstützt mich dabei, Fehlerquellen zu minimieren, den organisatorischen Aufwand zu reduzieren und eine nachhaltige Sicherheitskultur im Unternehmen zu etablieren.
Sicherheitskultur stärken
Sicherheitsunterweisungen sind mehr als reine Pflicht, denn sie sind das Fundament einer gelebten Sicherheitskultur. Als Sicherheitsfachkraft möchte ich, dass alle Mitarbeiter nicht nur Regeln einhalten, sondern deren Sinn verstehen. Digitale Unterweisungen können interaktive Elemente oder Quizze enthalten, die das Wissen vertiefen und motivieren. Prevenio® bietet am Ende einer jeden Unterweisung eine sehr gute Wissensabfrage. So werden Schulungen nicht nur formal abgearbeitet, sondern tragen aktiv dazu bei, dass Sicherheitsbewusstsein und Arbeitssicherheit im Alltag umgesetzt werden.
Eine gelebte Sicherheitskultur entsteht nur, wenn die Mitarbeiter die Inhalte verstehen, anwenden und akzeptieren. Prevenio® unterstützt dies, indem es die Unterweisungen klar strukturiert und jederzeit abrufbar macht. Führungskräfte erhalten so Einblick in die Teilnahmequote und ergreifen gezielt Maßnahmen, um Sicherheitsstandards im Betrieb nachhaltig zu verbessern.
Prevenio® als strategische Unterstützung nutzen
Ich als Sicherheitsfachkraft empfehle das Modul Unterweisungsmanagement der Arbeitsschutz Software Prevenio® uneingeschränkt, denn es erleichtert die Planung, Durchführung und Dokumentation aller Sicherheitsunterweisungen, spart wertvolle Zeit und reduziert Fehlerquellen. Es ist zudem das ideale Modul zur effizienten Wissensvermittlung. Mitarbeiter erhalten ihre Unterweisungen online und können diese orts- und zeitunabhängig absolvieren. Mit einer solch flexiblen Ortsunabhängigkeit und einfachen Navigation sind wir in der Lage, unsere Aufgaben besser zu planen.
Durch die Kombination aus digitaler Unterweisung, automatischer Nachverfolgung und der Möglichkeit, Unterweisungen vollständig digital zu dokumentieren, habe ich jederzeit den Überblick über alle Mitarbeiter. Prevenio® schafft Sicherheit, Transparenz und Compliance und ermöglicht mir, meine Aufgaben als Sicherheitsfachkraft effektiv zu erfüllen.
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