Digitales Besuchermanagement – so arbeitet eine moderne Sicherheitsfachkraft heute
Warum Digitalisierung im Besuchermanagement unverzichtbar wird
Ob in kleinen Betrieben oder in großen Konzernen – es herrscht ein reges Treiben in der Arbeitswelt. Millionen Menschen bewegen sich tagtäglich durch Büroräume, Produktionsstätten oder Arbeitshallen. Neben firmeneigenen Mitarbeitern befinden sich darunter unzählige externe Besucher, Fremdfirmenmitarbeiter, Lieferanten, Monteure, Handwerker oder Gäste. Dass es da während der Arbeitszeit zu Sicherheitsrisiken oder sogar Unfällen kommen kann, bleibt nicht aus.
Als Fachkraft für Arbeitssicherheit steht für mich die Sicherheit eines jeden Mitarbeiters ganz klar an oberster Stelle. Es liegt in meiner täglichen Verantwortung, dafür zu sorgen, dass jede Person, die das Betriebsgelände betritt, jederzeit sicher und geschützt ist. Gerade externe Personen sind ein besonderer Schwerpunkt meiner Arbeit, denn sie sind mit den betrieblichen Abläufen oft nicht vertraut.
Hier kommt die Fremdfirmenunterweisung ins Spiel. Sie stellt sicher, dass jede externe Person über Gefahren und Sicherheitsmaßnahmen informiert wird, bevor sie eine Tätigkeit auf unserem Gelände aufnimmt. Ohne eine strukturierte Unterweisung steigt das Risiko von Unfällen, Arbeitsunterbrechungen oder sogar Haftungsfällen erheblich.
In diesem Blogbeitrag erzähle ich Ihnen, worauf es bei meiner täglichen Arbeit aus der Sicht einer Sicherheitsfachkraft ankommt und wie eine Besuchermanagement Software unterstützen kann – egal, ob es ein Besuchermanagement für Baustellen oder für die Industrie ist.
Aufgaben, Pflichten und Vorschriften als Sicherheitsfachkraft
Meine Aufgaben als Sicherheitsfachkraft umfassen unter anderem die Planung, Durchführung und Dokumentation von Sicherheitsunterweisungen. Ich bin dafür zuständig, dass alle externen Personen ordnungsgemäß instruiert werden. Die gesetzlichen Grundlagen ergeben sich aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG § 12) und den Vorschriften der DGUV. Unterweisungen müssen verständlich, angemessen und regelmäßig durchgeführt werden. Gleichzeitig trage ich dafür Sorge, dass nur autorisierte Personen das Gelände betreten, und dass sensible Daten der Unterweisungen sicher gespeichert werden.
Dabei stehe ich vor einigen Herausforderungen. Wie kann ich sicherstellen, dass jeder Besucher oder jede Fremdfirma die Unterweisung absolviert hat? Muss ich alle externen Mitarbeiter persönlich begleiten? Wie verhindere ich, dass Dokumentationsdaten – z. B. von Unterweisungen – verloren gehen? Diese Fragen sind zentral für eine effektive Arbeitssicherheit.
Rechtliche Fragen und Konsequenzen bei Pflichtverletzungen
Als Sicherheitsfachkraft ist mir bewusst, dass eine unzureichende Unterweisung ernsthafte Folgen haben kann. Wenn Fremdfirmenmitarbeiter nicht korrekt unterwiesen werden, kann dies zu Unfällen führen. Die Unternehmensführung trägt Verantwortung, weshalb die Dokumentation jeder Unterweisung entscheidend ist. Erst durch eine schriftliche Pflichtenübertragung auf die jeweilige Führungskraft ist diese verantwortlich und gegebenenfalls auch haftbar.
Das sagen Kunden über unsere Prevenio® -Software
Fremdfirmenunterweisungen einfach durchgeführt.
Analoges vs. digitales Besuchermanagement
In meiner Rolle als Sicherheitsfachkraft sage ich ganz klar, dass ein analoges Besuchermanagement nicht mehr zeitgemäß ist. Besucher werden mit Papierlisten, handschriftlichen Einträgen und klassischer Empfängerverwaltung verarbeitet. Das klingt zunächst unkompliziert, doch im Alltag zeigen sich erhebliche Nachteile. Die Prüfung von Ausweisdokumenten liegt allein beim Empfangspersonal und erfordert eine verlässliche Beurteilung von Echtheitsmerkmalen – eine Aufgabe, die mit menschlichem Auge kaum fehlerfrei zu erfüllen ist. Zudem entstehen Wartezeiten, unleserliche Einträge, mehrfach ausgefüllte Formulare und Schwachstellen bei der Nachverfolgbarkeit.
Im Gegensatz dazu bietet eine digitale Besuchermanagement Software klare Vorteile. Die Registrierung erfolgt online oder am Terminal, die Fremdfirmenunterweisung wird digital absolviert und erst nach erfolgreichem Abschluss wird der Zutritt erteilt. Daten werden zentral und revisionssicher gespeichert, automatisierte Prozesse entlasten Empfangs- und Sicherheitskräfte, und die Kontrolle über externe Personen ist in Echtzeit gewährleistet.
Besucher und Fremdfirmen
kosten- und zeiteffizient unterweisen
Persönliche Erfahrungen sprechen für ein digitales System
Ich erinnere mich an einen Fall, bei dem ein Monteur mehrere Termine an einem Tag hatte und vermeiden wollte, vor Ort lange auf eine Unterweisung zu warten. Durch unsere digitale Fremdfirmenunterweisung, die er bereits im Vorfeld online absolvieren konnte, war sein Zutritt bei Ankunft sofort möglich – ohne Wartezeiten, ohne Papierchaos. Er lobte die einfache Handhabung und betonte, wie sehr ihn dieser Prozess im Arbeitsalltag entlastet hat.
Ein anderes Beispiel zeigt, welchen Unterschied die digitale Lösung auch für mich als Sicherheitsverantwortlichen macht. Früher mussten wir für jede externe Wartungskraft manuell prüfen, ob alle Unterweisungen erledigt waren. Das war ein enormer Aufwand, gerade bei kurzfristigen Einsätzen. Seit wir das digitale Besuchermanagement nutzen, läuft dieser Prozess automatisiert ab. Ich sehe sofort, wer bereits unterwiesen ist, wer das Gelände betreten darf und welche Zertifikate vorliegen. Die Pförtneransicht zeigt mir in Echtzeit, welche Personen sich auf dem Gelände befinden. So habe ich jederzeit die volle Kontrolle und kann mich endlich wieder auf das Wesentliche konzentrieren, nämlich die Sicherheit aller Personen im Betrieb.
Das bedeutet einen deutlichen Sicherheits- und Effizienzgewinn gegenüber manuellen Verfahren – sowohl für die Unternehmen als auch für die externen Dienstleister. Als Sicherheitsfachkraft sehe ich daher klar: Während manuelle Verfahren zunehmend an ihre Grenzen stoßen, eröffnen digitale Systeme eine moderne, zuverlässige und zukunftsorientierte Lösung. Das gilt besonders, wenn viele externe Personen auf einmal, wechselnde Fremdfirmen und komplexe Zutrittsanforderungen im Spiel sind.
Digitale Lösungen erleichtern die Arbeit enorm
Ein digitales Besuchermanagement, wie zum Beispiel das der Arbeitsschutz Software Prevenio®, unterstützt mich dabei, alle Aufgaben effizient und rechtskonform umzusetzen. Externe Personen registrieren sich bereits vor ihrem Eintreffen online, absolvieren die digitale Unterweisung und erhalten automatisch Zutrittsfreigaben sowie Besucherausweise. So kann ich mich darauf verlassen, dass nur autorisierte Personen das Gelände betreten. Alle Unterweisungen und Daten werden zentral gespeichert, auditfähig dokumentiert und DSGVO-konform verwaltet.
Der große Vorteil ist, dass ich nicht jede externe Person persönlich begleiten muss. Die digitale Unterweisung stellt sicher, dass alle relevanten Inhalte vermittelt wurden. Gleichzeitig entlastet das digitale Besuchermanagement das Empfangspersonal bzw. den Pförtner und verschafft mir jederzeit einen vollständigen Überblick über alle Besucher und Fremdfirmenaktivitäten. Die Integration in bestehende Systeme sorgt dafür, dass die Arbeitssicherheit durchgängig gewährleistet ist, egal ob auf Baustellen, in der Industrie oder in Verwaltungsbereichen.
Ganz allgemein kann ich sagen, dass ein digitales Besuchermanagement nicht nur das Risiko von Unfällen reduziert, sondern auch die gesamte Unternehmensorganisation unterstützt. Jeder Schritt, von der Registrierung über die Unterweisung bis zur Zutrittsfreigabe, ist nachvollziehbar und dokumentiert. Das gibt mir die Sicherheit, meiner Verantwortung als Sicherheitsfachkraft vollumfänglich gerecht zu werden.
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Das Besuchermanagement von Prevenio® vereint Effizienz und Sicherheit
Was für mich als Sicherheitsfachkraft eine enorme Erleichterung bedeutet, ist die Möglichkeit, dass externe Personen alle relevanten Unterweisungen bereits vorab – also online – absolvieren können. Früher musste ich jede Fremdfirma oder Besuchergruppe selbst unterweisen. Das kostete nicht nur viel Zeit, sondern auch Energie – besonders dann, wenn ich denselben Ablauf oder dieselben Sicherheitsregeln zum wiederholten Mal am Tag erklären musste. Jetzt übernimmt das digitale Besuchermanagement mit Prevenio® diesen Teil für mich.
Die Unterweisungen werden automatisiert bereitgestellt, die Inhalte sind einheitlich und vollständig, und das Verständnis wird über gezielte Fragen überprüft. So weiß ich sicher, dass die externen Personen die wichtigsten Informationen verstanden haben, bevor sie das Gelände überhaupt betreten. Ich muss also nicht mehr darauf vertrauen, dass in der Hektik nichts vergessen wurde. Die Arbeitsschutz Software sorgt dafür, dass alle Inhalte korrekt und nachvollziehbar vermittelt werden.
Ein weiterer Vorteil, den ich besonders bei der Kooperation mit international tätigen Unternehmen schätze, ist die sprachliche Flexibilität. Die digitale Unterweisung kann in verschiedenen Sprachen durchgeführt werden, was gerade bei multinationalen Teams ein echter Gewinn ist. Früher stand ich oft vor der Herausforderung, sicherheitsrelevante Informationen in vereinfachtem Englisch oder mit Händen und Füßen zu erklären – ohne zu wissen, ob wirklich alles richtig verstanden wurde. Heute erledigt Prevenio® das zuverlässig und professionell. Die Inhalte werden sprachlich angepasst vermittelt, das Verständnis digital geprüft, und ich habe die Gewissheit, dass jede Person – unabhängig von Herkunft oder Sprache – optimal vorbereitet und informiert ist.
Diese Art der automatisierten, standortunabhängigen Fremdfirmenunterweisung ist für mich nicht nur eine enorme Zeitersparnis, sondern auch ein echter Sicherheitsgewinn. Ich kann mich auf meine Kernaufgaben konzentrieren, während ich gleichzeitig sicher bin, dass niemand das Gelände betritt, ohne alle notwendigen Informationen verstanden zu haben.
Pförtneransicht: Alle Gäste und Fremdfirmen auf einen Blick
Mit der Verwaltung von Zugangsberechtigungen kann individuell gesteuert werden, wer nach erfolgreich absolvierter Unterweisung Zugang zum Gelände erhält. Die Pförtneransicht bietet eine spezielle Übersicht für das Empfangspersonal über alle Personen auf dem Gelände inklusive der relevanten Zertifikate. Dank der integrierten Analyse- und Reporting-Funktionen behalte ich stets den Überblick über Besucherströme, Unterweisungsstände und Sicherheitsstatus in Echtzeit. Die rollenbasierte Zugriffskontrolle sorgt für zusätzliche Sicherheit.
Als modularer Bestandteil der Prevenio®-Software bietet das Modul digitales Besuchermanagement umfangreiche Integrationsmöglichkeiten zu anderen Systemen, sodass alle Prozesse im Arbeitsschutzmanagement zentral und effizient gesteuert werden können.
Digitale Fremdfirmenunterweisung – Verantwortung leicht gemacht
Die Unterweisung von Fremdfirmenmitarbeitern ist gesetzlich vorgeschrieben und eine zentrale Aufgabe meiner Arbeit. Gleichzeitig eröffnet die digitale Umsetzung über Prevenio® eine Chance, Prozesse effizienter zu gestalten, die Sicherheit aller Personen zu erhöhen und den administrativen Aufwand zu reduzieren. Wenn Sie sich für eine digitale Besuchermanagement Software interessieren und sehen möchten, wie es in der Praxis funktioniert, empfehle ich Ihnen die Arbeitsschutz Software Prevenio® und im Speziellen das Modul digitales Besuchermanagement.
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