Besuchermanagement aus Sicht der Geschäftsführung
So werden Führungskräfte bei der Sicherheit Externer gefordert.
Das Geschäft muss laufen, die Zahlen müssen stimmen. In der heutigen Arbeitswelt dreht sich vieles um den wirtschaftlichen Erfolg. Doch um diesen langfristig zu sichern, müssen die Grundlagen stimmen. Dazu gehört vor allem ein sicherer Arbeitsplatz. Denn das wichtigste Gut eines jeden Unternehmens sind seine Mitarbeiter. Was viele Unternehmen und Geschäftsführungen dabei tatsächlich unterschätzen, ist, dass es sich dabei nicht nur um die Sicherheit der eigenen Mitarbeiter handelt, sondern auch die der externen Besucher, Gäste, Mitarbeiter von Fremdfirmen, Geschäftspartner oder auch Praktikanten.
Uns als Geschäftsführung ist daher die Sicherheit aller Personen in unserem Unternehmen besonders wichtig. Gerade in Zeiten wachsender digitaler Vernetzung und internationaler Zusammenarbeit kann ein unkontrollierter Besucherzugang zu erheblichen Sicherheitsrisiken führen. Doch wie können wir gewährleisten, dass Externe sicher betreut werden, ohne den Betriebsablauf zu behindern? In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen erläutern, worauf es beim digitalen Besuchermanagement aus Sicht einer Geschäftsführung ankommt und wie eine Arbeitsschutz Software wie Prevenio® uns unterstützen kann.
Vorabunterweisung
Mit unserem Modul Besuchermanagement arbeiten Sie standortunabhängig und unterweisen Besuchende sowie Fremdfirmen bereits vor ihrer Anreise. Sie sparen nicht nur viel Zeit, sondern auch Kosten ein.
Aufgaben, Pflichten und Vorschriften für die Geschäftsführung
Als Geschäftsführung tragen wir die Verantwortung dafür, dass gesetzliche Vorschriften im Unternehmen eingehalten werden. Dazu zählt insbesondere die Fremdfirmenunterweisung. Jeder externe Mitarbeiter, der das Betriebsgelände betritt, muss über die geltenden Sicherheitsvorschriften informiert werden. Diese Pflicht ergibt sich aus § 12 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) sowie § 4 der DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“. Beide Regelwerke schreiben vor, dass alle Personen, die sich im Unternehmen aufhalten oder dort tätig werden, über bestehende Gefahren und Schutzmaßnahmen unterwiesen werden müssen – dies gilt unabhängig davon, ob es sich um eigene Beschäftigte oder externe Personen handelt.
Genauer beschrieben ist dies zudem im DGUV Regelwerk „109-009 – Fremdfirmen und Lieferanten“, welches darauf eingeht, dass Personen von Fremdfirmen die betrieblichen Arbeitsschutzregelungen des Unternehmens kennen und beachten müssen. Vor Aufnahme ihrer Tätigkeit auf dem Betriebsgelände müssen sie entsprechend unterwiesen werden. Werden diese Vorgaben missachtet, drohen nicht nur arbeitsrechtliche Konsequenzen, sondern auch Haftungsfälle, im schlimmsten Fall bis hin zu strafrechtlichen Folgen.
Daher ist es unsere Aufgabe, ein strukturiertes Besuchermanagementsystem einzurichten und die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften konsequent zu überwachen. Gleichzeitig müssen wir sicherstellen, dass alle Nachweise sauber dokumentiert sind und dass es klare Ansprechpartner gibt, die für die Umsetzung und Kontrolle verantwortlich sind. Typische Rollen sind hier Empfangsmitarbeiter (Pförtner), Sicherheitsfachkräfte und Compliance Officer, die gemeinsam die Sicherheit aller Besucher gewährleisten.
Fremdfirmenunterweisungen mit einem digitalen Besuchermanagement sind essenziell
Die Unterweisung von externen Personen ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern ein entscheidender Bestandteil eines umfassenden Sicherheitskonzepts. Besonders im Arbeitsschutz kann eine fehlende Unterweisung schnell schwerwiegende Folgen haben. Praxisbeispiele aus unserem Unternehmensalltag verdeutlichen dies eindrücklich. Ein externer Techniker eines Dienstleisters betrat ohne vorherige Einweisung einen abgesperrten Wartungsbereich und verletzte sich an einer noch in Betrieb befindlichen Anlage. Solche Situationen entstehen häufig, wenn Sicherheitsvorgaben nicht eindeutig kommuniziert oder verstanden werden.
Doch nicht nur im klassischen Arbeitsschutz ist eine strukturierte Unterweisung notwendig. Auch im Bereich der Informations- oder Anlagensicherheit kann mangelnde Sensibilisierung zu Problemen führen. So kam es in einem Unternehmen zu einem Vorfall, bei dem ein externer Geschäftspartner während einer Werksbesichtigung vertrauliche Produktionsanlagen fotografierte – trotz klarer Sicherheitsrichtlinien.
Beide Beispiele zeigen, wie wichtig es ist, alle externen Personen – ob Handwerker, Dienstleister oder Besucher – vor Betreten des Betriebsgeländes gezielt zu unterweisen. Eine digitale Fremdfirmenunterweisung im Rahmen eines professionellen Besuchermanagements sorgt hier für Rechtssicherheit, Nachweisbarkeit und Vertrauen. Sie stellt sicher, dass jeder, der das Unternehmen betritt, die geltenden Regeln kennt und befolgt – und trägt damit aktiv zu einem ganzheitlichen Schutz von Menschen, Anlagen und Informationen bei.
Strategische Konzepterstellung für das Besuchermanagement
Ein wirksames digitales Besuchermanagement erfordert ein strategisches Konzept der Geschäftsführung. Dabei geht es nicht nur um die Registrierung von Besuchern, sondern auch um die Festlegung der sicherheitsrelevanten Informationen, die den Besuchern bereits online vorab vermittelt werden können. Hinzu kommen die Einrichtung zugangsbeschränkter Bereiche, die Begleitung von Besuchern und die Kontrolle von Sicherheitsvorschriften. Ein durchdachtes Konzept stellt sicher, dass jeder Besucher weiß, welche Regeln gelten, dass Verantwortlichkeiten klar zugeordnet sind und dass Verstöße konsequent behandelt werden.
Gleichzeitig sollte das System so gestaltet sein, dass es die Geschäftsprozesse nicht behindert. Hier zeigt sich der Vorteil digitaler Lösungen. Ein Pre-Check-In über eine Besuchermanagement Software ermöglicht es, dass Besucher vorab online Informationen erhalten, Sicherheitsunterweisungen durchlaufen und Zertifikate erhalten, bevor sie das Gelände betreten.
Sicherheitskultur schaffen als strategische Aufgabe
Als Geschäftsführung ist es unsere Aufgabe, eine echte Sicherheitskultur zu etablieren. Sicherheit darf nicht nur bei den eigenen Mitarbeitern enden, sondern umfasst alle Menschen, die sich auf dem Betriebsgelände aufhalten. Dies bedeutet, dass wir Prozesse, Regeln und Verantwortlichkeiten transparent kommunizieren und vorleben müssen.
Mitarbeiter und Besucher sollten gleichermaßen verstehen, warum Sicherheitsmaßnahmen wichtig sind, und aktiv eingebunden werden. Bei einem Besuch eines externen Dienstleisters wurde beispielsweise die vorgeschriebene Schutzausrüstung nicht korrekt getragen, weil die Regeln zuvor nicht klar kommuniziert und dokumentiert waren. Digitale Systeme ermöglichen es, solche Unterweisungen standardisiert vorab durchzuführen und deren Abschluss nachweisbar zu dokumentieren. Gleichzeitig reduzieren sie den administrativen Aufwand und stellen sicher, dass alle Besucher und Mitarbeiter die Sicherheitsvorgaben verstehen und einhalten. So kann eine konsistente Sicherheitskultur über alle Standorte hinweg etabliert werden.
Vorteile eines digitalen Besuchermanagements
Ein digitales Besuchermanagement – wie das der Arbeitsschutz Software Prevenio® – bietet zahlreiche Vorteile für uns als Geschäftsführung. Es erhöht die Effizienz, da Besucher vorab online unterwiesen werden können und die Zugangskontrolle bzw. der Check-in sowie Check-out automatisiert erfolgen. Gleichzeitig wird die rechtssichere Dokumentation von Fremdfirmenunterweisungen gewährleistet, was im Falle von Audits oder Zwischenfällen entscheidend ist.
Eine standortübergreifende Nutzung und digitale Zertifikate für unterwiesene Besucher erleichtern die Organisation erheblich. Außerdem sorgt die Integration der Arbeitsschutz Software wie Prevenio® in bestehende Systeme dafür, dass Sicherheits- und Datenschutzanforderungen gleichzeitig erfüllt werden. Für Branchen wie Industrie, Baustellen oder Forschungseinrichtungen ist dies besonders wertvoll, da hier sensible Bereiche und Daten geschützt werden müssen.
Umsetzung und Aspekte für den Erfolg
Damit die Vorteile eines digitalen Besuchermanagements voll zum Tragen kommen, sind einige Aspekte besonders wichtig. Besucher sollten vorab alle relevanten Informationen erhalten, Sicherheitsunterweisungen müssen verständlich und verpflichtend sein, und die Verantwortlichkeiten müssen klar definiert werden. Empfangspersonal, Sicherheitsfachkräfte und Compliance Officer müssen eng zusammenarbeiten und das System regelmäßig überprüfen. Nur so können Zugangsberechtigungen, Sicherheitsvorschriften und der Datenschutz konsequent umgesetzt werden. Gleichzeitig sollten die digitalen Prozesse flexibel genug sein, um unterschiedliche Besuchertypen, von Praktikanten bis zu Geschäftspartnern, effizient abzuwickeln.
Besuchermanagement als strategische Verantwortung
Das Modul digitales Besuchermanagement der Arbeitsschutz Software Prevenio® hilft der Geschäftsführung, weil es eine umfassende Lösung bietet, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, Sicherheitsrisiken zu minimieren und eine konsistente Sicherheitskultur zu etablieren. Mit der digitalen Fremdfirmenunterweisung von externen Personen, der standortunabhängigen Kontrolle von Besuchern und der rechtssicheren Dokumentation werden Risiken reduziert, Prozesse effizient gestaltet und Compliance-Anforderungen erfüllt. Wer als Geschäftsführung Wert auf Sicherheit, Effizienz und Nachvollziehbarkeit legt, sollte sich dieses Thema ernsthaft ansehen.
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