Besucher und Externe effizient unterweisen
Unterweisen Sie Besucher und Fremdfirmenmitarbeiter zeit- und ortsunabhängig, steuern Sie Zutritte digital und sehen Sie jederzeit, wer sich auf Ihrem Betriebsgelände befindet.
- Standortunabhängige Vorabunterweisung
- Bescheinigung nach Bestehen
- Zentrale Steuerung
Vorabunterweisungen, die Ihr Betriebsgelände sicher machen
Das Besuchermanagement ermöglicht die digitale, effiziente und rechtskonforme Unterweisung sowohl von Besuchern als auch von Fremdfirmenmitarbeitern. Unterweisungen können vorab bereitgestellt werden, Nachweise zentral dokumentiert und Zutrittsprozesse zudem automatisiert gesteuert. Dies führt zu weniger Verwaltungsaufwand, geringeren Wartezeiten, mehr Sicherheit und folglich einem reibungslosen Ablauf auf Ihrem Betriebsgelände.
Vorabunterweisung durchführen
Mit Prevenio haben Sie die Möglichkeit, externen Personen vorab Ihre Unterweisung zukommen zu lassen, um wertvolle Zeit zu sparen.
Bescheinigung direkt erhalten
Nachdem der Besucher oder Fremdfirmenmitarbeiter die Wissenskontrolle bestanden hat, wird danach direkt die Bescheinigung vergeben.
Zugangsberechtigung erhalten
Über einen QR-Code oder das Vorzeigen der Bescheinigung beim Pförtner erhält die externe Person dann den Zutritt zum Betriebsgelände.
Alle Informationen auf einen Blick
Die berechtigten Personen können nun direkt in der Software einsehen, welche Externen sich auf dem Betriebsgelände befinden.
Mit der zentralen Erfassung aller Check-ins und Check-outs behalten Sie dank anpassbarer Zugriffsberechtigungen außerdem jederzeit den Überblick darüber, welche externen Personen sich zusätzlich auf Ihrem Gelände befinden. Das schafft Transparenz, erhöht die Sicherheit und sorgt gleichzeitig für eine lückenlose Dokumentation aller Besucherbewegungen.
Eigene Unterweisungsthemen lassen sich mit dem integrierten Editor der Arbeitsschutz-Software Prevenio schnell erstellen oder importieren – inklusive Wissensabfrage und automatischer Bescheinigungsserstellung. Anschließend können Sie diese Unterweisungen den externen Personen bereits vor der Anreise online zur Verfügung stellen. Zudem besteht für Sie immer die Möglichkeit, externen Personen – passend der Berufsbezeichnung – jeweils unterschiedliche Unterweisungen zuzuordnen.
Integrieren Sie alle Unternehmensstandorte und sorgen Sie dafür, dass sowohl alle Besucher als auch Fremdfirmen bereits unterwiesen sind, wenn Sie Ihr Betriebsgelände oder Ihre Baustelle betreten. Denn mit Prevenio sorgen Sie dafür, dass jeder Besucher und jede Fremdfirma die passende Unterweisung erhält. Dies erspart Ihnen Warteschlangen bei der Anmeldung vor Ort.
auf Ihrem Betriebsgelände?
- Überblick über alle Personen auf dem Gelände
- 27+ Systemsprachen
- Inkl. Wissenskontrolle
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Whitepaper zum Modul
In diesem Whitepaper erhalten Sie einen Einblick in das Prevenio-Modul Besuchermanagement und erfahren darüber hinaus alles über dessen Funktionen sowie Einsatzmöglichkeiten.
Produktblatt zum Modul
Beim Download erhalten Sie ein zweiseitiges Dokument zum Modul Besuchermanagement. Dabei stellen wir Ihnen den Nutzen sowie die Vorteile der Software zur Verfügung und Sie erhalten zudem einen Einblick in die Funktionsweise des Moduls.
Mehr Übersicht. Weniger Aufwand. Das sagen unsere Kunden.
- Von Kunden empfohlen
- In allen Branchen vertreten
- Von über 600.000 Usern genutzt
FAQ zur Besuchermanagement Online Software
Unternehmen müssen jederzeit wissen, welche Personen sich auf ihrem Betriebsgelände aufhalten. Im Arbeitsschutz ist der Arbeitgeber verpflichtet, für die Sicherheit und den Gesundheitsschutz aller anwesenden Personen zu sorgen.
Im Rahmen der Verkehrssicherungspflicht muss er außerdem sicherstellen, dass niemand vermeidbaren Gefahren ausgesetzt wird und Zutritte zu sicherheitsrelevanten Bereichen kontrolliert werden.
Auch für ein funktionierendes Notfall- und Evakuierungsmanagement ist diese Information unverzichtbar. Nach einem Brandalarm oder einer anderen Notsituation muss beispielsweise sofort erkennbar sein, ob sich noch Besucher oder Fremdfirmen im Gebäude befinden und wer evakuiert werden muss.
Nach erfolgreicher Anmeldung und Auswahl der Sprache im Besuchermanagement werden dann die für die jeweilige externe Fremdfirma vorgesehenen Unterweisungen durchgeführt. Nach Abschluss der Unterweisung wird ein entsprechendes Zertifikat ausgestellt.
Für den Umgang mit dem Zertifikat können unterschiedliche Optionen definiert werden:
- Der Besucher druckt das Zertifikat selbst aus.
- Der Ausdruck des Zertifikats erfolgt ausschließlich am Empfang des jeweiligen Unternehmens.
- Das Zertifikat wird als Voraussetzung für den Zutritt zum entsprechenden Unternehmensbereich oder Firmengelände genutzt.
Darüber hinaus können Fremdfirmen und Besucher bereits vor ihrem Besuch einen Zugang zum Besuchermanagement erhalten. Hierzu wird ein Link an die hinterlegte E-Mail-Adresse versendet. Auf diese Weise können sich Besucher vorab registrieren und folglich die ihnen zugewiesenen Unterweisungen absolvieren, bevor sie auf dem Firmengelände eintreffen.
Nach erfolgreichem Abschluss der Unterweisung erhält der Besucher ein Zertifikat, das – sofern entsprechend konfiguriert – gleichzeitig als Nachweis für den Zutritt zum Firmengelände dient.
Das Prevenio Besuchermanagement eignet sich für Unternehmen jeder Größe, die Besucher, Fremdfirmen, Dienstleister, Lieferanten oder externe Mitarbeiter sowohl effizient als auch rechtskonform verwalten möchten.
In Deutschland gibt es eine gesetzliche Pflicht zur Unterweisung von Fremdfirmen, die auf das Gelände eines Unternehmens kommen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz, der Betriebssicherheitsverordnung und den Unfallverhütungsvorschriften. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, um so die Sicherheit und Gesundheit aller Mitarbeiter auf dem Betriebsgelände zu gewährleisten.
Durch die Kombination aus Besucherverwaltung, digitaler Unterweisung, Zertifikatsmanagement und Zutrittskontrolle bietet Prevenio einen ganzheitlichen Ansatz. Insbesondere für Unternehmen mit hohen Anforderungen an Arbeitssicherheit, Compliance und Fremdfirmenmanagement schafft dies somit einen deutlichen Mehrwert gegenüber reinen Besuchermanagement-Lösungen.
Ja, das Prevenio Besuchermanagement ist für den standortübergreifenden Einsatz geeignet. Unternehmen können mehrere Standorte innerhalb einer zentralen Lösung verwalten und dabei standortspezifische Anforderungen individuell abbilden.