Muss ich eigentlich Fremdfirmenmitarbeitende unterweisen?
So setzen Sie Fremdfirmenunterweisungen digital, effizient und rechtskonform um.
Hierzulande und international gibt es unzählige Unternehmen, die ihre Produkte und Dienstleistungen anbieten. Das Schöne dabei ist, dass man nicht nur miteinander konkurriert, sondern auch kooperiert. Ohne eine funktionierende und sichere Zusammenarbeit geht es in der Arbeitswelt nicht.
Doch haben Sie sich schon einmal gefragt, warum und wie Sie mit Fremdfirmen, externen Mitarbeitenden, Besuchern, Gästen oder auch Monteuren, die Sie besuchen und Ihr Unternehmensgelände betreten, umzugehen haben, damit diese sicher unterwegs sind? In diesem Blogbeitrag möchten wir Sie auf die Wichtigkeit einer Fremdfirmenunterweisung aufmerksam machen und wie für Sie unser digitales Besuchermanagement der Arbeitsschutz Software Prevenio® die Lösung sein kann. Am Ende des Beitrags finden Sie unser Kontaktformular, mit dem Sie eine kostenlose Demo bestellen können.
Fremdfirmen unterweisen
Mit unserem Modul Besuchermanagement arbeiten Sie standortunabhängig und unterweisen Besuchende sowie Fremdfirmen bereits vor ihrer Anreise.
Was ist eine Fremdfirmenunterweisung und wer zählt zu den Externen?
Viele Unternehmen unterschätzen den ersten Kontakt mit externen Personen auf ihrem Betriebsgelände. Unter Fremdfirmenmitarbeitenden versteht man Mitarbeitende von Dienstleistern, Lieferanten oder Subunternehmern, die vorübergehend im Betrieb tätig sind und das Unternehmensgelände betreten müssen. Eine Fremdfirmenunterweisung stellt sicher, dass diese Personen über die geltenden Sicherheitsregeln, Gefahrenquellen und Schutzmaßnahmen informiert sind, bevor sie eine Tätigkeit aufnehmen.
Gerade als Geschäftsführer ist es wichtig zu wissen: Ja, Sie müssen Fremdfirmenmitarbeitende unterweisen. Diese Pflicht ist nicht optional, sondern gesetzlich vorgeschrieben. Laut § 12 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) muss der Arbeitgeber alle Personen, die auf dem Betriebsgelände tätig werden, ausreichend über Sicherheitsvorschriften unterweisen und die Unterweisung dokumentieren
Rechtliche Rahmenbedingungen
Die Pflicht zur Unterweisung betrifft nicht nur eigene Mitarbeitende, sondern auch alle externen Personen, die in Ihrem Unternehmen tätig werden. Als Geschäftsführung tragen Sie die Verantwortung, dass Sicherheitsunterweisungen durchgeführt und nachweislich dokumentiert werden. Dies schließt insbesondere Fremdfirmenmitarbeitende ein.
Die rechtlichen Grundlagen ergeben sich aus dem Arbeitsschutzgesetz und den relevanten Vorschriften der DGUV. Unterweisungen müssen angemessen, verständlich und regelmäßig durchgeführt werden. Wer diese Pflicht verletzt, riskiert Bußgelder oder haftungsrechtliche Konsequenzen, falls es zu Unfällen kommt.
Das sagen Kunden über unsere Prevenio® -Software
Fremdfirmenunterweisungen einfach durchgeführt.
Wer darf Fremdfirmenmitarbeitende unterweisen?
Grundsätzlich können sowohl Sicherheitsbeauftragte als auch Fachkräfte für Arbeitssicherheit die Unterweisung durchführen. Wichtig ist, dass die Person über die notwendigen Kenntnisse der Gefahren am jeweiligen Arbeitsplatz verfügt. Manche Unternehmen setzen einen Fremdfirmenkoordinator ein, der die Unterweisung und Dokumentation zentral organisiert – insbesondere bei größeren Betrieben oder häufig wechselnden Lieferanten.
Ein Fremdfirmenkoordinator übernimmt Aufgaben wie die Planung der Unterweisung, Kontrolle des Zutritts und Nachverfolgung der Dokumentation. Er wird ab dem Zeitpunkt sinnvoll, ab dem mehrere externe Dienstleister gleichzeitig im Unternehmen tätig sind oder ein erhöhtes Sicherheitsrisiko besteht.
Wie muss unterwiesen werden?
Die Unterweisung kann sowohl analog als auch digital durchgeführt werden. Klassische Methoden wie Papierlisten oder mündliche Belehrungen sind möglich, erfüllen jedoch heute kaum noch die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Auditfähigkeit.
Digitale Unterweisungen, wie sie das Modul Besuchermanagement der Arbeitsschutz Software Prevenio® bietet, ermöglichen eine effiziente, rechtskonforme Umsetzung. Externe Personen registrieren sich vorab online, absolvieren die Sicherheitsunterweisung digital und erhalten automatisch Zutrittsfreigaben sowie einen Besucherausweis. Alle Schritte werden zentral dokumentiert und stehen für Prüfungen jederzeit bereit.
Welche Konsequenzen drohen bei Nichtbeachtung?
Wenn Fremdfirmenmitarbeitende nicht unterwiesen werden, entstehen nicht nur rechtliche Risiken, sondern auch praktische Probleme. Unfälle, Arbeitsunterbrechungen und Haftungsfragen können die Folge sein. Als Geschäftsführer haften Sie dafür, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Verstöße können Bußgelder nach sich ziehen und im Ernstfall zu Schadensersatzforderungen führen. Die Unterweisung schützt also nicht nur die externen Mitarbeitenden, sondern auch Ihr Unternehmen vor finanziellen und rechtlichen Folgen.
Vorteile der digitalen Umsetzung
Die digitale Fremdfirmenunterweisung über Prevenio® bietet zahlreiche Vorteile:
- Zeiteffizienz: Externe können Unterweisungen bereits vor ihrem Eintreffen online absolvieren.
- Rechtskonformität: Alle Schritte werden lückenlos dokumentiert, inklusive Zutrittsfreigaben.
- Entlastung: Empfangspersonal muss keine manuellen Prüfungen mehr durchführen.
- Übersicht: Geschäftsführer und Sicherheitsverantwortliche behalten den Überblick über alle Besucher und Fremdfirmenaktivitäten.
- Integration: Das Modul lässt sich in bestehende Zutrittskontrollen und Arbeitsschutzsysteme einbinden.
So wird die Unterweisung nicht nur pflichtgemäß umgesetzt, sondern der gesamte Besucherprozess effizient und sicher gestaltet.
Fazit: Pflicht und Chance zugleich
Die Fremdfirmenunterweisung ist Pflicht und als Geschäftsführer tragen Sie die Verantwortung, dass diese korrekt durchgeführt wird. Gleichzeitig bietet sie die Möglichkeit, die Sicherheitskultur zu stärken, Prozesse zu digitalisieren und Effizienz zu steigern. Mit der digitalen Lösung von Prevenio® verbinden Sie Rechtssicherheit, Übersicht und moderne Arbeitsschutzpraxis in einem System. Kein Externer betritt das Gelände ohne Unterweisung, alle Vorgänge sind dokumentiert und Ihre Mitarbeitenden werden entlastet.
Überlassen Sie die Sicherheit Ihrer externen Mitarbeitenden nicht dem Zufall. Mit dem digitalen Besuchermanagement von Prevenio® erfüllen Sie die gesetzlichen Pflichten zuverlässig, sparen Zeit und erhöhen die Arbeitssicherheit in Ihrem Unternehmen.
Sie haben Interesse an einer kostenlosen Demo-Version? Kein Problem.
Füllen Sie einfach das Formular aus und entdecken Sie Prevenio®.Hier finden Sie alles Wissenswerte rund um die TransGate GmbH.
